PRIVACYBELEID – ROSE EVENT CENTER
Laatst bijgewerkt: 16 juli 2026
Rose Event Center respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoelang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1. WIE ZIJN WIJ?
Rose Event Center is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
Rose Event Center
Adres: De Ruttestraat 9, 5534 AP Netersel, Nederland
E-mail: Roseeventcenterr@gmail.com
Telefoon: +31 6 13147147
Website: https://rose-event-center.nl/
KvK-nummer: 9580168
Verwerkingsverantwoordelijke: Rose Event Center
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?
Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Naam en achternaam;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bedrijfsnaam, indien u zakelijk contact met ons opneemt;
• Datum en type van het evenement;
• Verwacht aantal gasten;
• Gewenste zaal, arrangementen, decoratie en catering;
• Planning, programma en praktische afspraken rond het evenement;
• Factuur- en betalingsgegevens;
• Informatie over aanbetalingen en openstaande bedragen;
• Correspondentie via e-mail, telefoon of contactformulieren.
Wij vragen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw aanvraag, reservering of evenement goed te kunnen behandelen.
3. INFORMATIE OVER ALLERGIEËN EN DIEETWENSEN
Voor catering kunnen wij informatie ontvangen over allergieën, intoleranties of andere dieetwensen van u of uw gasten.
Gezondheidsinformatie, zoals een ernstige voedselallergie, kan volgens de AVG een bijzondere categorie van persoonsgegevens zijn. Wij verwerken dergelijke informatie uitsluitend:
• Wanneer dit noodzakelijk is voor de veiligheid en uitvoering van de catering;
• Met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon;
• Alleen voor het evenement waarvoor de informatie is verstrekt;
• Zonder namen van gasten wanneer identificatie niet noodzakelijk is.
Wij verzoeken opdrachtgevers om alleen noodzakelijke informatie van gasten met ons te delen en de betreffende gasten hierover vooraf te informeren.
4. WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Beantwoorden van vragen en aanvragen;
• Plannen van een rondleiding of kennismakingsgesprek;
• Voorbereiden en uitvoeren van een reservering;
• Opstellen van offertes, overeenkomsten en facturen;
• Organiseren van zaalverhuur, catering en decoratie;
• Afstemmen van het programma en de praktische uitvoering;
• Verwerken van betalingen en aanbetalingen;
• Communiceren vóór, tijdens en na het evenement;
• Afhandelen van klachten of schadeclaims;
• Verbeteren en beveiligen van onze website;
• Voldoen aan administratieve, fiscale en wettelijke verplichtingen;
• Versturen van aanbiedingen of nieuwsbrieven wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven.
5. RECHTSGRONDEN VOOR DE VERWERKING
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:
• Uitvoering van een overeenkomst: voor reserveringen, offertes, zaalverhuur, catering en de uitvoering van uw evenement;
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven;
• Gerechtvaardigd belang: voor klantenservice, relatiebeheer, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening;
• Wettelijke verplichting: voor onze financiële, fiscale en administratieve verplichtingen;
• Uitdrukkelijke toestemming: wanneer wij bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals informatie over medische allergieën.
U kunt een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. De verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden, blijft rechtmatig.
6. BEWAARTERMIJNEN
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
In beginsel hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
• Offertes en aanvragen zonder definitieve reservering: maximaal 24 maanden na het laatste contact;
• Reserveringen, overeenkomsten en evenementgegevens: doorgaans maximaal 5 jaar na het evenement, tenzij een langere termijn nodig is vanwege een geschil of wettelijke verplichting;
• Facturen en financiële administratie: minimaal 7 jaar volgens de Nederlandse fiscale bewaarplicht;
• Correspondentie: doorgaans maximaal 24 maanden na het laatste contact;
• Allergieën en bijzondere dieetgegevens: tot kort na afloop van het evenement, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een incident of wettelijke verplichting;
• Marketinggegevens: totdat u uw toestemming intrekt of zich afmeldt;
7. MET WIE DELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij wettelijk verplicht zijn dit te doen.
Gegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw reservering, de administratie of een wettelijke verplichting.
Externe partijen ontvangen uitsluitend gegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Waar vereist sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.
Rose Event Center verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden.
8. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
Rose Event Center neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, ongewenste openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers en partners die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Hoewel wij zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan, kan geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid garanderen.
9. PERSOONSGEGEVENS VAN GASTEN
De persoon die een evenement reserveert, kan gegevens van gasten met ons delen, bijvoorbeeld vanwege:
• Tafelschikking;
• Catering;
• Allergieën;
• Toegankelijkheid;
• Bijzondere ondersteuning;
• Leveranciers- of artiestenplanning.
De opdrachtgever moet ervoor zorgen dat:
• Gasten weten welke gegevens worden gedeeld;
• Alleen noodzakelijke gegevens worden verstrekt;
• Er toestemming is wanneer dit wettelijk vereist is;
• Onnodige gevoelige informatie niet wordt gedeeld.
Rose Event Center gebruikt deze gegevens uitsluitend voor de organisatie en veilige uitvoering van het evenement.
10. UW PRIVACYRECHTEN
Volgens de AVG heeft u onder andere recht op:
• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• Verwijdering van persoonsgegevens;
• Beperking van de verwerking;
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• Overdracht van uw gegevens;
• Intrekking van eerder gegeven toestemming;
• Een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens.
U kunt een verzoek sturen naar:
E-mail: Roseeventcenterr@gmail.com
Onderwerp: Privacyverzoek
Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen controleren. Dit voorkomt dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.
11. KLACHT INDIENEN
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
12. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Rose Event Center neemt geen besluiten die aanzienlijke gevolgen voor u hebben, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.
13. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening verandert, wij andere systemen of leveranciers gebruiken, de website wordt uitgebreid of wet- en regelgeving wordt gewijzigd.
De nieuwste versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd. Bovenaan de pagina staat de datum van de laatste wijziging.
14. CONTACT
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
Rose Event Center
De Ruttestraat 9
5534 AP Netersel
Nederland
Telefoon: +31 6 13147147
E-mail: Roseeventcenterr@gmail.com
Website: https://rose-event-center.nl/